作为一个准备想申请(ISO9001、ISO 14001、OHSMS18001)管理体系认证的组织,首先遇到的困惑就如何在众多的咨询机构中选择一个适合自身要求、满足组织需要的咨询机构。以下是我们十几年来经诸多企业的成功经验,归纳总结了以下内容,仅供参考。希望能为需要选择满足组织需求的申请组织提供一些经验和方法。以此避免申请认证企业为此走弯路耗费人力、物力和时间,避免给申请认证组织带来加大认证的潜在成本及后期成本。
一、明确目的识别需求:不为获证为目的,需要引用体系标准规范内部管理证实组织自身能力,从而达到降低质量成本、提升效率和持续保持业绩,达到要向管理要效益之目的。
二、围绕目的制定目标:希望选择一个具有专业性经验与咨询技术能力、合法性经营、多维立体化服务、责任感强的咨询机构和人员。通过咨询机构的辅导,使组织了解认证有关的基础知识,在咨询师的辅导下建立了一个切合实际的管理系统和自我完善机制,掌握了管理体系标准的应用方法及日常工作的管理方法,最终达到申请认证组织从人员意识、管理能力和业绩指标得到不同程度的提升。自然导致认证注册。
三、围绕目标制定评价准则(见本文附件1选择认证咨询公司评价准则)
四、指定选择评价部门和负责人:通常组织会指定:企管办、综合办、技术部或品管部门,从中选定一名负责人专门负责项目全过程,实现目标。
五、确定评价内容及方式(见本文附件2选择评价流程图),包括:制定准备工作时间表。
六、实施评价与选择:由负责评价的部门组织相关人员实施评价,将评价结果报总经理处审核及批准。
七、项目启动:
项目启动前还应做好以下准备工作:
1)启动前应配合咨询机构确定本次申请认证的范围、人数、资质要求以及认证所需的其他必要条件和要求,
2)如申请环境管理体系和/或申请职业健康安全管理体系认证时,还应按国家的相关规定评估污染等级和风险等级。
3)平衡咨询费价格,价格考虑因素:本着守法的前提下实现总目标及本公司需求的,与其获得的价值相当的适当价格。
八、其他附件:
附件1:《选择认证咨询公司评价准则》
附件2:选择评价流程图
附件1: 《选择认证咨询公司评价准则》
1、目的:为使本公司申请认证并顺利获得认证注册,评价、选择、确定一个能够满足我方要求的
认证咨询服务机构。
2、评价依据:申请方需求、目标和与认证相关的法律法规如:《咨询机构管理办法》。
3、评价内容和方法:评价咨询机构的综合能力。方法:索要《咨询机构批准书》、洽谈和评审方案。
包括:合法性、专业性、服务性、服务内容及程序、责任感、咨询服务费的价格平衡点。
1)合法性——应具备中国国家人证认可委员会颁发《认证咨询批准书》,并无被行政监管机构处罚过得劣迹。
评价方法:索要《咨询机构批准书》
2)专业性——1.公司成立时间10年以上,具备百家以上咨询案例与经验。
2. 咨询师是咨询服务质量优劣的关键,因此,应主要评价咨询师的咨询
经验、企业管理的实战经验和咨询方法。
评价方法:索要《营业执照》看注册日期;评审《咨询服务策划书》洽谈中了解咨询师的有关情况。
3)自律性:具有一套对咨询师选择、评价、考核及管控的管理制度和手段,管控这个项
目的管理制度与方法。简言之:一个企业的管理顾问连自己都没有管控制度
和方法,又怎能成为一个可以信赖和依靠的引路人呢?
评价方法:洽谈中深度了解。
4)服务性——服务程序:前期评估、深入调研、周密策划、人员培训、指导文件编写、
指导体系运行、指导内审及管理评审、指导三方审核提出的不合格、后续
的延伸服务。
评价方法:评价验证《咨询服务策划书》的内容及服务流程,在《咨询合同》中明确。
5)责任感:在上述评级过程中的综合体现,并在咨询机构介绍咨询服务的全过程中和《咨
询服务策划书》中描述的个性化服务的具体做法,包括对咨询师试讲的评价
过程中的综合感受。咨询服务成功案例情况的参考。
4、评价结果的记录:由评价主管部门负责对评价的记录和相关资料进行报批与保管。
附件2:选择评价流程图(一般流程周期约在一个月内完成)
