第一章 制定物料品质控制标准
凡是采购的材料、零部件及总成品，均成为企业产品中的某部分，且直接影响产品的品质，包括校正与特殊制程等的服务品质、都应加以考虑。企业在采购时，只有制定完善的品质控制标准才能是品质纠纷得以避免或迅速解决。物料品质控制标准至少应包含下列6项：
一、规格、图样与采购订单的要求。
采购业务应拟订一套合适的规定，以确保供应物料的要求得以明确叙述、沟通，最重要的是完全被供应商所了解，这样规定可包含拟订规格、图样及采购订单以及下订单前买卖双方会谈等等的书面程序，其他适合物料采购的方法。
二、品质保证的协议
对供应商所负的品质保证责任，应与其达成明确的协议。品质保证协议条款应与企业经营的需要相称，且避免不必要的成本。对于某些状况，可能涉及正式品质体系时，需包含企业和供应商物料保证系统的定期评鉴。
三、验证方法的协定
对于是否符合企业要求而查验的方法，应与供应商拟订一个明晰的协定。此协定亦可涵盖为求进一步的物料改进而交换的测试资料。所达成的协定可将要求条件及检验、测试或抽样方法在解释上的困惑减到最少。
四、解决物料纠纷的条款
与供应商拟订各种制度及程序，以便于解决品质纠纷。所定条款应包括处理例行性与非例行性等事情，并且最重要的一点是企业和供应商对于影响品质的事情，必须有改善沟通渠道的条款。
五、接收检验计划与管理
应建立适当的方法以确保接收物料的管制。这些办法包含隔离场所或其他合适的方法避免误用不合格物料。
接收检验执行的程度应谨慎规划。有必要检验时检验水准的选择应考虑总体成本。此外，如决定实施检验必须仔细选择受检的特性项目。在物料到达前必须确定所需的工具、量规、仪表、装备器材等备妥，经过适当校正，并有足够训练有素的检验人员。
六、接收品质记录
应保持适当的接收品质记录，确保以往的资料完备，这样就可以评核供应商的绩效与品质趋势。此外，为追溯的目的而需维持批次的识别记录文件，在某些情况下，可能有用而且必要。
第二章 确定物料规格
物料规格是描述物料各方面要求的图纸、样品、技术文件或它们的结合。它是供应商进行生产的依据和标准，也是企业的来料检验部门所依循的标准。
物料规格一般是由企业的产品开发和品质管理部制定。采购人员虽无权制定或修改物料规格，但是有权要求规格部门对物料规格进行详细、准确的描述，以便供应商理解规格的全部内容，了解企业对物料品质要求的尺度。
一、物料规格的表现方式
* 工程图纸
对于非通用零部件，企业常用工程图纸对其进行描述。供应商将根据工程图纸进行生产或组装，来料检验部门则按工程图纸测量尺寸和进行其他方面的检验。
* 样品
样品一般用于那些难以用文字、图片表示的物料或物料的某些特性。比如，塑胶件的外观标准就常常需要用样品来配合工程图纸加以规定。
* 技术文件
技术文件常用于那些难以用图纸来表态或难以呈送样品（或样品不好保存）的物料。
二、物料规格的设计要点
物料规格的制定作业，虽是工程或技术人员的责任，但为了所制定的规格符合采购要求，采购人员对规格的制定应加以留意，并提供适当的建议。物料规格设计的要点如下：
* 一般性物料应尽量采用国际性及通用性的规格。
* 规格设计要力求新颖，并以适应新发明原料及制造方法为原则。
* 设计物料规格需要有合理的公差，以方便掌握制作品质，容易控制时效。
* 主要规格应力求清晰、明确，次要规格应具有弹性，避免苛求。
三、物料规格的选用
物料规格决定是否适当，是物料品质控制的关键。现介绍使用规格的选用顺序如下：
* 国内规格选用顺序
1、国家标准。凡有国家标准可用者，原则上不应使用其他规格采购。
2、各行业或协会制定的标准。如无国家标准可用时，可以考虑使用国内各行业或学会、协会、委员会所制定的标准。
* 国外规格选用顺序
1、国际通用规范。凡是有国际通用规范可以采用者，不得使用其他规格采购。
2、其他国家规格中用通用性者。
* 补助规格的使用及限制
1、供应商设计规格。如企业本身无能力制定规格时，可考虑国内具有工业水准及检验能力的供应商代为设计规格，但供应商设计的规格最好先经过专业人员审计后才能使用。
2、蓝图、照片、说明书。这些仅能作为规格的辅助资料，不能单独用以作为采购的唯一依据。
第三章 加强供应商品质控制
如何选择合适的供应商做有效的来料品质保证，已是众多企业的品质保证重点方针之一。目前主要可以采取以下几种供应商品质管理策略。
一、设立来料检验部门
此方法就是如何全面摸清供应商交货的真实品质状况，以及分析和发现各种品质问题，并促使供应商的交货品质提升，这也是每一个管理健全的企业都采取的措施，
二、检验人员进驻到供应商处
此方法类似于第一种，只不过是将进料检验人员设在供应商处，降低供应商的品质成本，以间接降低本企业的成本。
三、定期评比、促进形成良性竞争机制
定期对所有供应商评分，并形成一种竞争机制。一般每个月可将管理体系评分外的各供应商评分结果发送给供应商，同时还需要采购部门的配合。目前每个中型以上企业都在使用该方法，对供应商品质保证有很多正面效果。
四、对供应商做品质扶持计划
对某些中低品质水准的供应商，通过专业人员对该供应商的品质进行指导，并促使其在品质上有一定的提高，此方法是这几种方法中最具有远见的一种。
五、坚强品质验证
* 运用ISO 9000、QS 9000等独立的体系认证，如国内的CQC、赛宝认证机构，国外的BSI、SGS、DNV、TUV等认证机构。
*第三方权威机构检验以确保品质。如：欧洲某企业要从我国国内购买一批产品，因双方地理原因，不一定要到实地考察或验证，于是委托一个中间机构帮助验证该批产品品质，以避免产品到欧洲之后再协商及处理的难度。目前在国际上做得较多的机构有SGS和TUN等。
* 产品单项认证是指将产品送到指定的机构做检验，同时获得相关的证书，也可以说是特种行业证，如国内的3C认证、美国的UL认证、欧洲的CE认证等。
六、与供应商签订品质保证协议
在企业进行物料采购时，可以通过与供应商签订物料品质保证协议，作为采购物料品质的保证。品质保证协议的作用：一是通过品质保证协议对供应商提出品质保证要求；二通过对供应商的适当控制保证采购产品的品质。
* 签订品质保证协议的要点：
1、与供应商达成明确的品质保证协议。
2、品质保证协议中提出的品质保证要求应该得到供应商的认可。
3、品质保证协议中提出的品质保证要求应适当，充分考虑其有效性、成本、风险等方面的因素。
* 品质保证要求的内容
1、随发运的货物提交规定的检验、试验数据以及过程控制记录。
2、供应商应在物料出厂前进行全检。
3、由供应商实施企业规定的正式品质体系。
4、由企业或第三方对供应商的品质体系进行评价。
5、企业进行批次接收抽样检验与试验。
* 保证责任
品质保证协议中约定，供应商找实力雄厚的企业担保自己履行本协议所订明的一切规定，保证期间包含物料运抵后经验收至保修期满为止。保证人应负责赔偿企业因供应商违约所蒙受的损失。
* 解约方法
在合同书中约定，供应商不能保持进度或不不能符合规定要求时的解约办法，以保障企业的权益。
* 其他附加条款
视物料的性质与需要而增加。例如：制定马达、继电器及变压器等类的物料，须在合同书中约定，出厂前供应商应会同企业技术人员实施各项性能试验，合格后方可交货。
第四章 来料检验控制
来料检验是对外购物料的质量保证，即对采购的原材料、辅料、外购件、外协件及配套件等入库前的接收检验。为了确保外购物料的质量，进厂时的收货检验应由专职质检人员按照规定的检查内容、检查方法及检查数量进行严格的检验。
一、来料检验分类
来料检验有首件（批）样品检验和成批来料检验两种。
* 首件（批）样品检验
首件（批）样品检验是需方对供方提供的样品鉴定性检验认可。供方提供的样品必须有代表性，以便作为以后来料的比较基准。
首件（批）样品检验通常用于以下三种情况：
1、供方首次交货。
2、供方产品设计或结构有重大变化。
* 成批来料检验
成批来料检验是指按购销合同的规定，对供方持续性后继供货的正常检验。成批来料检验应根据供方提供的质量证明文件实施核对性的检查。针对货品的不同情况，有如下两种检验方法：
1、分类检验法。对外购物料按其质量特性、严重性和可能发生缺陷的严重性，分为A、B、C三类。A类是关键的，必须进行严格的全项检查；B类是重要的，应对必要的质量特性进行全检或抽检；C类是一般的，可以凭供货质量证明文件验收，或作少量项目的抽检。
2、接受抽样检验法。对正常的大批量来料，可根据双方商定的检验水平及抽样方案，实施抽样检验。
二、来料检验项目与方法
* 外观检测
一般用目视、手感、限度样品进行验证。
* 尺寸检测
一般用卡尺、千分尺、塞规等量具验证。
* 结构检测
一般用拉力器、扭力器、压力器验证。
* 特性检测
如电器的、物理的、化学的、机械的特性，一般采用检测仪器和特定方法来验证。
三、来料检验方式的选择
* 全检方式
适用于来货数量少、价值高、不允许有不合格品物料或工厂指定进行全检的物料。
* 免检方式
适用于大量低值辅助性材料，或经认定的免检厂来料，以及生产急用而特批免检。对于后者，IQC应跟进生产时的品质状况。
* 抽样检验方式
适用平均数量较多，经常性使用的物料。一般工厂均采用此种验货方式。
四、来料检验控制程序
* 检验策划
由品质检验部门编写来料检验指导书，对每项重要检验项目的方式和方法作出规定，其内容一般包括检验方法、检验工具，精度，抽样方法、统计方法、记录方式，注明可能需要提供的品质保证书，质检报告和验证方法、质检项目，检验样品名称、编号等。
* 来料通知
在接到来料通知时，必须检查“来料检验通知单”的料号、品名、规格是否与实物相符，若不符合可拒绝接收，不能因为急需用料而影响检验的品质。
*检验准备
即依“来料检验通知单”的料号，调出该料号的规格档案，查阅来料检验规范书，准备必要的检测设备。并调出“来料检验履历表”或“物料检验报告”，以了解过去该供应商的交货品质情况。
《来料检验履历表》或《物料检验报告》基本内容为：料号、品名、供应商、来料日期、单号、批量、抽样数、不良数、判定结果（允收、让步、退货）、合格率，检验员、审核。
* 执行检验
在执行检验时，应注意如下要点：
1、评估供方提供的重要特性值的控制图和过程能力测定值报告。
2、抽取规定量的样品，抽样必须注意随机和分层原理。
3、检验完毕的抽样样品须归回原处。
4、参考来料的规格图样、零件承认书以及标准品，正确使用检测仪器、工具进行检验。
* 检验判定
检验判定的依据是检验结果，若主要缺点与次要缺点均未达拒收数，则此批判为允收批，否则判为拒收批（退货）；未经承认的材料也视为拒收。
* 来料检验品质异常处理
来料检验品质异常处理可遵照下列要点执行：
1、由检验员判定为拒收批，检验员须填写“检验品质异常报告”或“物料检验报告”。
2、生产部门依据用料需求状况，确定是否召开材料需求决议会议。会议由生产、技术、采购、品管等部门组成，并作出判定。
3、采购部依据材料需求决议会议及特采会议会签结果执行采购。
* 填表结案
在填表结案是注意以下要求：
1、依判定结果将允收、拒收、特采标签，注明“材料入库单”号码及检验日期，贴在材料包装上，仓储人员应将允收、特采批置于良品区，拒收批放置于不良品区，以避免误用。
2、根据“来料检验品质异常报告”的信息填写“来料检验履历表”。
第五章 合格证要留下
在收货、向前工序反馈情报、不良品追踪和反馈、品质改善再确认须用到合格证时，查看本细节。
合格证是指跟随材料一起，并证明材料身份的文件。有些工厂也称之为“检查合格证”、“出厂合格证”。
一、合格证的信息
一张合格的合格证里至少要包含以下信息：品名、编号、制造日期、数量、供应商和检查结果等。这是物料管理不可缺少的一条重要数据。
二、合格证的作用
* 识别实物的凭证
当某材料第一次收货，若没有合格证附在实物上，仓管人员肯定拿着实物到处询问，一会问技术人员，一会问采购，可能要浪费很多时间，才能弄清楚材料的真实身份。
* 核对数量的凭证
每一个最小包装的数量是多少？总的加起来又是多少？如有合格证的话，收货时仓管员就不必重新清点一次。
* 进行不良品的追踪和反馈
如果出现不良品，可依合格证提供信息给供应商，便于供应商最快速的改善品质。如果什么时候制造的的、数量是多少等等最基本的情况都不能提供的话，供应商便无法着手调查、分析和改进。
* 品质改善的再确认
对供应商改善品质具体是从哪一批开始，可通过合格证来找到答案。
三、合格证使用与管理要点
* 与供应商约定合格证的事项
1、合格证的格式依供应商的不同而有所不同，但一定要包含最基本的信息，至于格式只要认可即可。
2、有的前道工序（供应商）在每一最小包装单位（盒、箱、袋）上都附有合格证；有的则以每一批次为单位附设一张“合格证”，如果该批数量庞大，合格证却只有一张，那么仓库分细发给生产现场时，可用复印件代替原件一起出库，直到该批材料使用完毕为止。
3、向供应商订货时，应在合同里规定合格证的格式、张数，以免双方日后有口舌之争。
对于无合格证的零件一律不予接收，更严禁投入使用。
4、作为供应商必须在其产品上贴附合格证，以证明其产品的来龙去脉。
5、有的供应商（前道工序）头几次送货时都附有合格证，并且记录也很规范，但时间长了就慢慢忽视了，要么没有，要么记录不全，而后道工序也以材料正常为由，懒得追究。其实，这是品质下降的第一个信号，一定要注意防范此种情形出现。
* 现场管理
1、开包者应确认，其上记述的内容与实物是否一致，格式有无新的变化。
2、发现异常时立即报告上司，正常时分类收集好，定期交给管理人员，管理人员判定完毕后便可废弃，作业人员通常是第一个开包者。他在看完合格证之后，若没有明确的摆放要求，总是摆放在自己认为找得到的地方，如果桌垫下面或输送带架子上，或者扔进垃圾箱里，这不仅会造成现场5S活动混乱，甚至还会失去一个追踪线索。
3、反馈不良品情况时，将合格证附在实物上，一起退还给前道工序（供应商）。有的工厂（后道工序）在提供情报给供应上（前道工序）时，只提供不良样品，而不提供合格证，供应商收到不良样品后，往往还要花费大量时间去翻查以前的生产记录，使得改善对策工作不能及时的展开。
第六章 特采要慎用
特采，也就是特殊状态下采购进来的物料，一般是指来料物品不合格要求或不知品质状态下紧急收下物料的过程，有些企业也把它称为紧急放行。这在当今制造行业中经常遇到，但一定要慎用。在一般情况下，尽量不要进行特采，这对企业不仅品质难以保证，而且在管理体系上运作也较为麻烦，因为它多“走”了几个部门的运作。
一、作出特采判断的情形
对购进物料作出特采处理的情形通常有两种：一种是进料检验被判为不合格；另一种是来不及检验，而需要紧急上线。
二、特采物料的品质责任归属
对于特采的物料，其品质问题的责任一般由审核和核准人员负责，但检验人员所检验出来的状况必须是真实的，否则在后端出现非原检验出来的品质问题，其责任还是必须由检验人员负责。
三、特采申请程序
特采一般是来料经检验员判定为不合格后或来不及检验时，由采购人员或物料控制人员提出，并填写“特采申请单”，经来料检验主管人员审核或工程技术主管审核，再经品质部高层主管或高层主管人员核准，再将特采单复印件或副本分别送到来料检验人员和仓库人员手中，才算是完成了特采的程序。此时仓管员就可以特别注明该批物料的状况，并贴上标签，再发货给生产线。
四、特采管理的具体要求
1、应在进货检验程序中对特采作出规定，明确特采情况的审批人、责任人，规定作出可追溯性标志的方法，明确识别记录的内容、如何传递、由谁保管。
2、特采所使用的全部质量记录，应按规定认真填写，在保存期内不得丢失或擅自销毁。
3、当供方的产品进厂后，根据情况对需要特采的产品，由责任部门（一般为采购部或生产计划科）的责任人提出申请，报经授权人审批。
4、对特采的物料作出可追溯性标志，同时做好识别记录，记录中应详细记载特采产品的规格、数量、时间、地点、标示方法和供方的名称及所提供的证据。
5、特采的同时，应留取规定数量的样品进行检验，且检验报告必须尽快完成，应设置适当的特采的停止点（停止点：相应文件规定的某点，未经指定组织或授权批准，不能越过该点继续活动），对于流转到停止点上的特采产品，在接到证明该批物料合格的检验报告后，才能将物料放行。若发现特采的物料经检验不合格，要立即根据可追溯性标志及识别记录，将不合格品追回。
第七章 运用调查表对来料进行分析
在采购品质管理工作中，需要了解采购工作过程中物料的品质状况，找出影响物料品质波动的原因，就要收集物料的品质数据记录，然后采用相应的方法进行采购品质问题的分析，从而解决采购品质问题，达到提高采购品质的目的。
调查表是利用统计图表进行数据收集、数据整理和粗略原因分析的一种工具。其格式有多种多样，常用的调查表缺陷位置调查表、不良品项目调查表等等。
一、缺陷位置调查表
对于供应商所提供的物料，其外观品质是考核的指标之一。外观的缺陷可能发生在不同的部位，出现多种类型。缺陷位置调查表就是先画出物料示意图，把图面划分成若干区域。调查时，按照物料的缺陷位置在平面图的相应小区域上打记号。最后归纳成统计符号，得出某一缺陷比较集中在哪一个部位上的规律，为进一步调查或与供应商协商找出解决办法提供可靠的依据。
二、不良品项目调查表
对于供应商提供的物料，其中的不良品需要调查其项目，以及这些项目占的比率大小。例如把预先设计好的表格放在验收的现场。让验收人员随时在相应栏里画上记号，填上数据，然后再进行统计，就可以及时地掌握情况。
三、调查表制作要点
在制作调查表时，可配合需求目的来设计，故没有特定的形式，但在制作是仍有几项重点需要特别留意：
1、可先参考他人的格式制作新的调查表，使用时如不合用就进行改善。
2、越简单越好，因为容易记录，可以用最短的时间将现场资料记录下来。
3、查验的事项应清楚，使记录人在记录问题的同时，即能明白所登记的内容。
4、设计可防范记录时发生错误的调查表，以免影响日后统计分析的真实性。
第八章 应记录物料品质检验过程
